在管理中，总有一些坏消息要传达给员工，比如公司裁员、减薪或惩处等。坏消息的起因有两种，一种是环境、公司造成的，与员工个人没有直接关系；另一种坏消息是员工个人造成的，比如，工作表现不佳、人际关系糟糕或私人行为不检点等，与公司的期望存在较大的差距。
对于第一种坏消息，管理者不妨开诚布公地向员工说明公司的决定。在宣布时，要清楚、详细地解释决策的原因，这样当事人才不会感到惊愕，不会误以为公司的坏消息是针对某个人的。
当管理者传达坏消息之后，当事者在情绪上可能会产生不良的反应。这时管理者应该以客观、心平气和的态度给当事者或个人建议和劝告。这个时候管理者应该扮演当事者的朋友，设身处地地引导他，这样当事者会觉得有被尊重的感觉，事情进展就会变得顺利。
对于第二种坏消息，管理者在传达时要以理性说明为主，感情抚慰为辅。要知道，既然坏消息必须要传达给下属，不妨直接和当事者讲明，对方有哪些过失、为什么公司要处罚他、未来应该如何改善。在传达消息之后，管理者需要扮演当事者朋友的角色，与他一起讨论下一步该怎么做，或是未来有怎样的计划。
即使你平常是一位板着脸、威严型的管理者，在这个时候也应该放下身段，用感性的方式与当事者心平气和地沟通，让对方情绪稳定下来。比如，有位员工平时表现很好，但在一次作业时处理不当，给公司造成了较大的损失，公司决定扣除他20%的奖金。上司在向他传达这一消息时，首先肯定了他一贯的出色表现，但失误是难免的，由于给公司造成了损失，所以公司才会处罚他。这样一来，员工就比较容易接受了，因为员工知道公司并未因为他的一次失误而全盘否定他为公司作出的贡献。
传达坏消息是有讲究的，怎样把坏消息传达给员工，又能让员工平静地接受，这是管理者要考虑的问题。在传达坏消息时，要本着“先理性，后感性”的原则，既要把坏消息解释清楚，又要安抚好当事者的情绪，这才是有效的传达。